又到12月，職場中人的工作逐漸增多，電子郵箱的使用頻率也逐漸增加——office里的金領、白領們已經(jīng)習慣用郵件來做日常工作的溝通、交流。而且，為了便于日常工作，往往每個人的收件人中，都會有整個部門、甚至整個公司同事的群發(fā)地址，正常的郵件就不說了，有時候一個馬虎，一鍵下去，把私人郵件發(fā)錯了地址，這下可就尷尬了。嚴重的錯誤還會影響到工作，萬一涉及公司內(nèi)部機密，將造成無法挽回的損失。日前在前程無憂論壇上，就有網(wǎng)友討論了在發(fā)送工作郵件時經(jīng)常會犯的錯誤，其中“寫郵件時遺漏附件”是網(wǎng)友最常犯的錯誤，有77%的網(wǎng)友曾出過這個問題。本期講堂，記者特致電全國某500強企業(yè)北京分公司市場銷售主管李艷，來為大家說說辦公室里的郵件錯誤。

特邀嘉賓：某企業(yè)北京分公司市場銷售主管李艷主講內(nèi)容：謹防工作郵件失誤

錯誤一：收件人、抄送人分不清

不久前，李艷的一個下屬手頭有個項目需要另一個部門的配合支持，于是下屬就給那個部門的同事發(fā)了郵件，收件人里第一位寫的是對方部門的合作同事、第二位是李艷的地址、第三位是對方部門經(jīng)理的地址。

接到郵件以后，李艷有點發(fā)蒙，趕緊把下屬叫到了辦公室：“你是在叫我們幫你完成這件事情嗎？你不知道郵件有抄送這個功能嗎？”

小提醒

抄送人，是指只需要知道這回事的人，不需要對郵件予以響應，當然如果有建議，也可以回復郵件；

收件人，是指那些要受理這封郵件所涉及的主要問題、理應對郵件予以回復響應的人；

各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則，比如按收件人的所屬部門排列、按收件人的職位等級從高到低或從低到高排列；

轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密的信息時要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員。

錯誤二：最重要的附件沒發(fā)送

一次，李艷在下班前再三囑咐下屬，第二天一早要把一個會議需要的重要電子文件傳至她郵箱，下屬也再三保證沒問題。李艷這才放心下了班，誰知道第二天，問題真出現(xiàn)了。

早晨八點半，會議將準時開始，參會一方是一個非常重要的大客戶。結果，李艷八點鐘來了公司后，打開郵箱一看，郵件是有，可是重要的“附件”怎么刷新也沒有。這下可把李艷急壞了。好在還有半個小時會議才開，李艷及時進行了處理，才不至于造成更大的損失。

小提醒

一般郵件中，附件都是必不可少的。因此，在按發(fā)送鍵之前，一定要仔細查看附件有無傳送上來，發(fā)件人還應在正文中提示收件人查看附件；

當郵件中帶有多個附件時，發(fā)件人應在正文中對各個附件的內(nèi)容作簡要說明。便于收件人分辨主次進行查看；

當附件數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。另外，不少企業(yè)對郵件的附件大小設限，如果容量過大，發(fā)件人應將附件分成幾個小文件分別發(fā)送；

如附件是特殊格式的文件，發(fā)件人應在正文中說明打開方式。

錯誤三：重要客戶沒收到郵件

有一個重要的合作，下午3點開會就要最后敲定了。李艷本想利用午休時間稍睡一會兒，下午以十足的精神面貌去出席會議。沒想到，快下班的時候，對方的主管打來電話，剛一接通還沒等李艷說“喂”，對方就大聲地道出了不滿：“你們還準備合作嗎？我們銷售部門等了一上午最后的敲定方案，現(xiàn)在都沒傳過來，上面都催了好幾次了�！苯拥诫娫捯院�，李艷休息一會兒的心情是一點兒都沒有了。

于是，李艷趕緊召集部門人員詢問情況，再打開電子郵箱一看，那個負責發(fā)郵件的年輕人發(fā)送、抄送了一大群人，卻獨漏了對方的負責人。

小提醒

一般情況下，大的企業(yè)、公司都需要經(jīng)常與固定的一群人有郵件來往，如同一部門的同事、客戶等，如果不能確切地記清楚所有人的話，不妨在Out-look新建欄里選擇通訊組列表，將需要群發(fā)郵件的一組人編成一個組，這樣在發(fā)送郵件時就不會因為漏了誰而影響工作了。

錯誤四：郵件正文出了問題

李艷說，公司與公司之間的合作，往往要擇優(yōu)而選。因此，有時候，她會將合作方案同時發(fā)給不同的公司，而這些公司之間，往往又是同行，又是競爭對手。因此，郵件的發(fā)送尤其要小心謹慎，稍不留神，就有可能造成不必要的尷尬與麻煩。

有一次，一個重要的合作方案，需要李艷親自修改后，發(fā)給不同的公司負責人。李艷認為是老資歷員工了，業(yè)務也非常熟悉，加上方案修改完畢后已是深夜，所以，李艷以最快的速度將10封郵件發(fā)了出去，等待回信。

第二天，李艷接到了其中一家合作公司負責人的電話，很客氣地說：“你是不是最近太累了，要注意休息��！”

面對突然而來的問候，李艷有點丈二和尚摸不著頭腦。“我知道你們肯定要擇優(yōu)選擇合作伙伴，可不能把我的名字也寫錯了吧？”李艷這下才意識到，她可能在拷貝方案進行發(fā)送時，沒有改正文名字。也就是說，將發(fā)給李總的那封郵件直接發(fā)給了吳總。于是，李艷尷尬得直道歉。還好吳總是李艷多年的老朋友了，只是善意提醒，并沒有再追究此事。

小提醒

正文應簡明扼要，如涉及事務很多，最好運用列表符號按序進行說明。在正文中對重要內(nèi)容進行提示時，不要濫用字體、字號、顏色等；

如果郵件內(nèi)容相同而要多次利用，最好建立一個工作郵件模板，直接調(diào)用模板；

在發(fā)送之前再通讀一下整封郵件，包括抬頭和落款、收件人和抄送人等。

錯誤五：秘密被別人看到

去年年底，李艷所屬公司的新產(chǎn)品終于正式上線了，公司市場部給涉及該項目的幾個部門的直接負責人群發(fā)郵件表示感謝。其中有一個負責人在回復郵件時，將本只打算發(fā)給一個人的郵件錯按成了“回復全部”，而郵件的正文卻只提了一個人的名字。尷尬的是，郵件的內(nèi)容還暴露了當時新產(chǎn)品上線之前的一些秘密……

小提醒

如果只需要收件人單獨知曉的事，或是作為收件人的你對發(fā)件人的郵件提出異議，單獨回復給發(fā)件人即可；如果你對發(fā)件人提出的要求作出了結論性響應，應該“答復全部”。

收到重要電子郵件后，一般應在2小時內(nèi)進行回復。如果有重要的事情不方便回復，也應該設定郵件的自動回復功能提示發(fā)件人。

別看一封小小的郵件，越是細小的工作，越能反映出個人工作能力，以及一個人做事是否嚴謹踏實。因此，各位職場人在發(fā)送郵件之前，一定要認真地將郵件方方面面檢查到位，才不會出現(xiàn)上述幾種錯誤。